Términos y Condiciones

Second IEEE Colombian Summit
- Pereira 2019 -

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El presente Reglamento fue elaborado en común acuerdo con el Hotel e IEEE Sección Colombia con el fin de garantizar el éxito de todas las actividades que se llevarán a cabo durante la 2nd Colombian Summit - Pereira 2019, y se aplica a todo participante: Profesional o Estudiante miembro o no miembro del IEEE inscrito y registrado para participar en el mencionado evento.


Art. 1. Las fechas de realización del evento son los días 3, 4 y 5 de mayo del 2019.

Las Instalaciones

Art. 2. Todas las actividades del evento se realizarán en el Eco Hoteles Mónaco - Villa Mónaco, Risaralda
Art. 3. Para el caso en el que la habitación del hotel cuente con el servicio de minibar, todo consumo o costo generado de este servicio será asumido por el huésped de la habitación.
Art. 4. La mala utilización, daño o deterioro de las instalaciones o habitaciones será asumido por los directos responsables causantes de este, la logística del evento no se hace responsable de estos daños. Las toallas del baño extraviadas, manchadas o utilizadas con otros fines serán cobradas al huésped con un cargo de $30.000 cada una.
Art. 5. Se prohíbe el ingreso a las instalaciones de personas en estados de embriaguez o bajo el estado de sustancias alucinógenas o psicoactivas, la organización del evento no se hará responsable de estas personas.
Art. 6. Se prohíbe el consumo de sustancias alucinógenas o psicoactivas en el Hotel y en el evento.
Art. 7. Todo tipo de celebración debe darse de forma moderada con horario máximo de las 11:00 P.M.
Art. 8. Se prohíbe fumar dentro de las instalaciones del evento (Resolución 1956 de 2008). En caso de no acatar la norma establecida deberá cancelar $100.000 correspondiente al aseo y deterioro de la habitación a favor del hotel.
Art. 9. Se prohíbe el ingreso y porte de armas o cualquier tipo de elemento que pueda afectar la integridad de los participantes del evento.
Art. 10. El servicio de parqueadero es un adicional, ni la logística del evento ni la administración del lugar se hace responsable de cualquier robo, pérdida o daño a algún vehículo, de igual manera se aplica a los objetos dejados dentro de este.
Art. 11. Donde exista el servicio de lockers, este se prestará sin ningún costo, por lo tanto, ni la administración del hotel, ni la organización del evento se harán responsables por ninguna pérdida.
Art. 12. El Hotel presta diferentes servicios deportivos y de entretenimiento, el pago de estos se realiza en los sitios autorizados y no vienen incluidos en la inscripción del evento. Conserve el recibo, este podrá ser solicitado por el personal del Hotel y de vigilancia.
Art. 13. En caso de pérdida de las llaves de la habitación, los asistentes asignados a la misma deberán asumir el valor establecido por el Hotel para su reposición.
Art. 14. La Exposición Universitaria de Ramas Estudiantiles y la Muestra Cultural y de Talentos se realizarán también en las instalaciones del Eco Hoteles Mónaco - Villa Mónaco, Risaralda.

Hospedaje y registro

Art. 15. El hospedaje de los participantes será en el Eco Hoteles Mónaco - Villa Mónaco, Risaralda, donde cada participante durante el evento se le asignará una habitación compartida con otras personas, solo tendrán acceso y podrán dormir las personas asignadas por el comité organizador.
Art. 16a. En el registro de entrada (check-in), registro de los participantes y la entrega de materiales, se debe presentar el documento de identificación y recibo de pago del evento generado por la plataforma web de registro; se realizará el día 3 de mayo de 2019 en instalaciones del Eco Hoteles Mónaco - Villa Mónaco, Risaralda, a partir de la 1:00 a.m. (GMT -05:00). En caso de algún cambio en la agenda, está será comunicada a todos los asistentes.
Art. 16b. Todo asistente menor de edad que se registre y participe en el evento debe enviar a sac@ieee.org.co en máximo 3 días calendario, contados a partir de la formalización de su registro al evento, la carta firmada de exención de responsabilidad donde su acudiente exime de cualquier tipo de responsabilidad a la 2nd Colombian Summit - Pereira 2019 y su comité organizador de los inconvenientes generados como producto del mal comportamiento y el incumplimiento de este reglamento. El no envío de esta carta le da la potestad al Comité Organizador de negar la entrada al evento al participante en cuestión y no se efectuará devolución del dinero por concepto del registro.
Art. 17. El registro de salida (check-out), la hora máxima de entrega de la habitación, será el día 5 de mayo a las 2:00 p. m. De no realizarse la entrega oportuna de la habitación, se generará el cobro de un día más y este será asumido por las personas encargadas de la misma.
Art. 18. La ubicación de asistentes en las habitaciones del Hotel se ordena por género y está sujeta a la potestad del comité organizador

El programa de actividades

Art. 19. Los participantes deberán estar presentes con 10 minutos de antelación a cada actividad, de acuerdo con el cronograma de la 2nd Colombian Summit - Pereira 2019, para evitar retrasos entre las actividades programadas.
Art. 20. La entrega de certificados está condicionada a la asistencia de los inscritos al 90% de las actividades académicas realizadas en la 2nd Colombian Summit - Pereira 2019 y será entregado en forma digital después del evento.
Art. 21. Reglas de presentación para el desarrollo de la 2nd Colombian Summit - Pereira 2019 son:
Conferencia, un taller o en el cóctel de bienvenida: Ropa casual, es decir, Jean, Camisa o camiseta tipo polo y zapatos cerrados o tenis.
Cena de gala, para la fotografía oficial y durante la premiación: Formal, hombres de traje oscuro y corbata, las mujeres vestido de cóctel o falda en colores oscuros.

Nota:
1. Tener ropa cómoda de cambio para actividades al aire libre se aconseja jean y camisetas, telas como algodón, lino y zapatos cerrados o tenis.
2. Se recomienda incluir vestido de baño.

Recomendaciones

Art. 22. Abstenerse de ingresar al restaurante mojados o en traje de baño.
Art. 23. Se prohíbe el cambio de vestimenta en lugares diferentes a los baños o vestidores.
Art. 24. Ni el Comité Organizador del 2nd Colombian Summit - Pereira 2019 ni tampoco IEEE Sección Colombia se harán responsables por incidentes producidos como consecuencias del estado de embriaguez o de cualquier mal comportamiento que derive en daños y perjuicios a la salud propia o ajena.
Art. 25. Cualquier consumo adicional a los que cubre el monto de inscripción, deberá ser asumido por quien lo solicitó.
Art. 26. Otras faltas y problemas que se presenten durante la realización del evento y no contempladas en el presente reglamento serán resueltos por el Comité Organizador del 2nd Colombian Summit - Pereira 2019, y la sanción determinada por el mismo, basados en las reglas y código de ética del IEEE.
Art. 27. El comité organizador podrá impedir el ingreso de participantes que se encuentren en condiciones inadecuadas.
Art. 28. La entrega de certificados será de acuerdo con las reglas establecidas en el inicio del evento.
Art. 29. Se recomienda no salir de las instalaciones del Eco Hoteles Mónaco - Villa Mónaco, Risaralda durante el congreso excepto si esta salida hace parte del cronograma del evento.
Art. 30. Cualquier forma de violencia o acto indebido que atente contra la integridad propia o demás personas podría causar expulsión del congreso, según considere el comité organizador, si dicha expulsión se da no habrá devolución del dinero de la inscripción.
Art. 31. Se recomienda a todos los asistentes, el uso de camisa larga y pantalón largo durante los días del evento, así como el uso constante de repelente o medidas que mitiguen la picazón por mosquitos.
Art. 32. Cada asistente a la 2nd Colombian Summit - Pereira 2019 se compromete a seguir las indicaciones de los organizadores sobre medidas de prevención y protección en cuanto a posibles amenazas contra su salud durante los días del evento. La salud de cada participante es responsabilidad de este; cualquier accidente o situación de salud derivada de su participación y que no sea de responsabilidad directa del hotel ni de IEEE Colombia es de plena y completa responsabilidad de cada asistente.


Política de tratamiento de la información

La información facilitada por el solicitante sólo será utilizada por IEEE Colombia y sus unidades organizativas con el propósito de prestar al solicitante los servicios de registro para este y potencialmente otros eventos de IEEE Colombia y para la actualización de los registros de miembros de IEEE.

Al aceptar los términos y condiciones, usted autoriza que IEEE entre en contacto con usted en relación con eventos similares de IEEE Colombia y que IEEE comparta la información de registro con las empresas que patrocinan el 2nd Colombian Summit - Pereira 2019. Aparte de lo anterior, de ninguna manera se suministrará, venderá, intercambiará o prestará la información individual a una tercera persona por ningún motivo, excepto cuando sea requerido por la ley vigente.

Política de cancelaciones y reembolsos

Todas las solicitudes de reembolso o cancelación deben ser solicitadas por correo electrónico al email sac@ieee.org.co (o por escrito a la dirección Calle 30A # 6 - 22 Office 2502, Bogotá - Colombia) en los siguientes rangos de fechas:

1. 14 días calendario contados a partir de la formalización de la inscripción.
2. Antes del viernes 12 de abril de 2019, incluido el mismo viernes hasta las 6 pm. No habrá reembolso después de esta fecha así no se cumplan los 14 días calendario.

Tenga en cuenta que por esta solicitud se practicará una deducción de COP $ 150.000 por gastos administrativos.